メール・ビジネス文章をAIで下書き・推敲する手順
要点メモからメールの下書きを作り、トーンと誤りを推敲する手順
メールや社内文書は、伝えたい要点さえ決まっていればAIが下書きと推敲を手伝えます。大事なのは「相手・目的・トーン」を指定することと、送信前に事実と宛先を自分で確認することです。
目的
- お詫び・依頼・断りなど、気を遣うメールの下書き時間を短くする
- 誤字脱字、敬語の誤り、分かりにくい構成を直す
- 長文を短く、硬い文を柔らかく、など目的に合わせて書き換える
準備するもの
- 伝えたい要点の箇条書き（誰に、何を、いつまでに）
- 返信の場合は相手のメール本文（個人情報や機密に注意）
- ツールの例：汎用チャットAI、Gmail の Gemini（「Help me write」）、Word や Google ドキュメントのAI機能
手順
- 要点を箇条書きにする：AIに丸投げせず、結論・理由・お願い・期限を自分で決めます。
- 相手と関係性を伝える：「初めて連絡する取引先の部長」「親しい同僚」など。
- 下書きを作らせる：件名もあわせて作らせます。Gmail では Gemini の「Help me write」で下書きを作り、「フォーマルに」「短く」などの調整もできます（対象プランや言語の条件あり）。
- 推敲を頼む：自分で書いた文を貼り、「誤り指摘と改善案を分けて」と依頼します。
- 自分の言葉に直す：AIらしい定型表現（過剰な前置き、重複した敬語）を削り、自分の文体に戻します。
- 送信前チェック：宛先、日付、金額、添付ファイル、固有名詞を目で確認します。
プロンプト例
次の要点で、取引先へのメールを書いてください。 相手：初めてやり取りする広報担当者（敬語、丁寧すぎない） 要点： - 来月の新商品発表会への取材のお願い - 日時は11月20日14時、会場は渋谷 - 参加可否を11月10日までに返信してほしい 条件：件名も提案、本文は300字以内、結論を最初に。
推敲の例：
以下の文章を推敲してください。 1. 誤字・敬語の誤りの指摘 2. 分かりにくい箇所と理由 3. 修正後の全文 意味や事実は変えないでください。
うまくいかない時
- AIっぽくて冷たい：「自分が普段書いたメール」を例として1通渡し、文体をまねてもらいます。
- 長すぎる：字数の上限と「前置きは1文まで」を指定します。
- 言いたいことが変わってしまう：「事実と要点は変えないで、表現だけ直して」と制約します。
- 断りや謝罪が強すぎる/弱すぎる：トーンを3段階で出させ、選びます。
注意点
- 情報漏えい：相手の氏名・連絡先・契約条件をそのまま入れる場合は、会社が許可したツールを使います。不要な個人情報は伏せ字にします。
- 事実確認：AIは日付や曜日、金額を間違えることがあります。送る前に必ず確認します（ハルシネーション）。
- 送信は人が行う：自動送信の仕組みを作る場合も、最初は「下書き保存まで」にとどめ、人が確認してから送るのが安全です（AIエージェント）。
- 関連：プロンプト、顧客対応の返信文
参考リンク
編集: AI Play 編集部 最終更新: 2026-10-25